مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی دارای سه ساختار مستقل با عناوین ذیل می‌باشد:

1.اداره آرشیو و پژوهش اسناد
2.كتابخانه تخصصی
3.مرکز چاپ و انتشارات

 

1. اداره آرشیو و پژوهش اسناد

اداره آرشیو و پژوهش اسناد مسئولیت حفظ و نگهداری اسناد وزارت امور خارجه با تكیه بر نگاه تاریخی و كاربردی به اسناد و شناسایی مباحث مورد نیاز حوزه سیاست خارجی را به عهده دارد. این اداره همچنین تعریف و عملیاتی نمودن پروژه‌های تحقیقاتی، برگزاری نمایشگاه و سمینارهای علمی- تاریخی را عهده‌دار است. تفكیك، تنظیم و بررسی اسناد بایگانی راكد اداره ها و نمایندگیهای وزارت متبوع، آموزش و تربیت نیروهای متخصص در امر اسناد و آرشیو و برقراری ارتباط و همكاریهای اسنادی و آرشیوی با مراكز اسنادی داخل و خارج كشور از دیگر موضوعات حوزة كاری اداره آرشیو و پژوهش اسناد می‌باشد.

در سالیان اخیر شاهد تحولات چشمگیری در توسعة این اداره بوده‌ایم ؛ هم اکنون  نگهداری اسناد مطابق با استانداردهای بین‌المللی و در فضایی بالغ بر 7000 متر مربع انجام می شود.

ادارة آرشیو و پژوهش اسناد دارای دو بخش اصلی : الف :  آرشیو و ب : تحقیق و پژوهش می باشد که به اختصار معرفی می شوند :

 الف)  بخش آرشیو

این بخش در یک تقسیم ، متشکل از سیزده قسمت مجزا می باشد که عبارتند از :

          الف ـ 1ـ واحد دریافت اسناد:

این واحد وظیفه بررسی روند گردش اسناد در وزارت متبوع، تهیه آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های لازم، بازرسی و بررسی وضعیت اسناد راكد دبیرخانه‌های ادارات مركزی، نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل بایگانی  و عملكرد بایگانی‌های ادارات مرکزی و نمایندگیهای کشورمان در خارج از كشور، هماهنگی با واحد پالایش جهت تفكیك اسناد انتقالی، امحایی و آرشیوی را بر عهده دارد.

          الف ـ 2ـ واحد پالایش اسناد:

          تفكیك ، پالایش و فهرست‌نویسی اسناد راكد شامل اسناد ابقایی ، اسناد انتقالی و اوراق زائد طبق ضوابط و مجوزهای عمومی و اختصاصی سازمان اسناد و كتابخانه ملی جمهوری اسلامی وظیفه اصلی این واحد می باشد . همچنین ارتباط تخصصی آرشیوی با سازمان اسناد ملی ایران در زمینه تدوین و تعریف مجوزهای امحاء اوراق زائد و یا اسناد انتقالی از دیگر وظایف واحد مذکور می‌باشد.

          الف ـ 3ـ مخزن اسناد قدیمه:

در این مخزن حدود 5 میلیون برگ سند موجود است كه به لحاظ تاریخی به دو بخش قمری و شمسی تقسیم می‌شود. اسناد دورة قمری با سواد وقف‌نامه‌ای مربوط به سال 868 هـ.ق آغاز  می‌ شود . اسناد دوره شمسی شامل پهلوی اول تا اواسط پهلوی دوم است كه به سال 1346 ختم می‌گردد. بخش مهم اسناد این مخزن در مورد رویدادهای سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی ایران از  ؛1124 ه . ق تا سال 1346 خورشیدی است .  در كنار مجموعه اصلی ، می‌توان از مجموعة 319 جلدی تصاویر اسناد وزارت امور خارجة‌ انگلیس (PRO) در مورد ایران و كشورهای همسایه (1939ـ1600م) و مجموعة 161 جلدی دفاتراسناد مكمل قاجاریه نام برد. ضمن اینكه برخی دیگر از مجموعه‌های متفرقه از قبیل دفاتر قدیمی، اصل و سواد مكاتبات ، گزارش‌ها و سفرنامه‌ها، نامه‌های متبادله میان سران(1050 فقره)، روزنامه‌های قدیمی و... نیز در این مخزن وجود دارد.

          الف ـ 4ـ مخزن اسناد نمایندگی و ادارات سیاسی :

در این مخزن که بزرگترین مخزن اداره می باشد ، مجموعة اسناد مربوط به نمایندگیهای ایران در نقاط مختلف جهان  از تأسیس سفارتخانه های کشورمان تا دوره حاضر  نگهداری می‌شود. طبقه‌بندی اسناد در این بخش براساس نام نمایندگی می‌باشد. قدیمی‌ترین سند موجود در این مخزن مربوط به سال 1206 هجری قمری است.

          الف ـ 5 - مخزن كنسولی و ادارات پشتیبانی :

در این مخزن اسناد مربوط به سرکنسولگریهای کشورمان در  نقاط مختلف جهان وامورمربوط به اتباع ایرانی در دیگر كشورها نگهداری می‌شود. همچنین اسناد ادارات پشتیبانی وزرات امور خارجه نیز در این مخزن نگهداری می شود .

          الف ـ 6ـ مخزن گذرنامه‌های دولتی :

در این مخزن بالغ بر 140 هزار گذرنامه دولتی ( اعم از سیاسی و خدمت ) متعلق به مقامات مملکتی ، مدیران و کارکنان وزرات امور خارجه  از سال 1302 شمسی تاكنون نگهداری می‌شود.

          الف ـ 7ـ مخزن معاهدات:

در این مخزن بیش از  3000 معاهده، قرارداد، یادداشت ‌تفاهم و بیانیه‌های منعقده میان دولت ایران با كشورهای خارجی از زمان قاجار تاكنون حفظ شده است.

این بخش از اداره شامل كلیه انواع معاهدات دو و چندجانبه و قراردادهای امضاء شده میان دولت ایران با سایر دول خارجی اعم از موافقت‌نامه‌ها، مقاوله‌نامه‌ها، یادداشت‌های تفاهم و غیره می‌باشد. این اسناد كه مربوط به سه دوره قاجار، پهلوی و جمهوری اسلامی است كه در قالب موضوعات سیاسی، اقتصادی، فرهنگی، اجتماعی و امنیتی تدوین گردیده و تعداد آن در هر دوره بیانگر میزان روابط دوجانبه میان دولت وقت ایران با سایر كشورهاست.

          الف ـ 8ـ مخزن حقوقی  :

در این مخزن اسناد مربوط به ادارات حقوقی وزارت متبوع نگهداری می‌شود.

          الف ـ 9ـ مخزن نقشه‌های مرزی و تاریخی:

این مخزن حاوی مجموعه ای نفیس بالغ بر 6000 نقشه و اطلس‌های قدیمی است كه دارای ارزش سیاسی، حقوقی، جغرافیایی، تاریخی و هنری می‌باشد. اسناد این بخش كه بعضاً منحصربفرد می‌باشند. از سه گروه تشكیل شده‌اند:

1- نقشه‌ها و اطلس‌های مرزی و حقوقی كه ضمیمه پروتكل‌های مرزی ایران با كشورهای همسایه است. 2- نقشه‌ها و اطلس‌های هنری و تاریخی كه شامل نقشه‌هایی از قرن 18 میلادی است و قدیم‌ترین آن تصویر قلمرو پادشاهی ایران از اطلس كاسما گرافیا می‌باشد. اصل نقشه حكاكی بر روی چوب بوده و به زبان باسل به چاپ رسیده است. 3- نقشه‌های ترسیمی دستی توسط كارتوگرافان و مأموران دولتی از مرزها و مناطق مختلف كشور.

 

          الف ـ 10ـ مخزن دیداری و شنیداری:  

دراین مخزن  نوارهای صوتی و تصویری ، كاست، ریل صدا، لوح فشرده نوری، دیسكت، آلبوم‌های عكس، پوسترها، تمبر، گراورها، تابلوها، مهرهای نمایندگی‌ها و هزاران قطعه عكس از سران و دولتمردان دوران قاجار، پهلوی و جمهوری اسلامی در این بخش نگهداری می‌شود. مخزن مذکور دربرگیرنده  بیش از صد و پنجاه هزار قطعه عكس  و بیش از 4000 قطعه مهر حكومتی و اداری می باشد .

          الف ـ 11ـ  واحد فنی و آرشیو الكترونیك:

در این واحد با استفاده از دستگاههای مجهز و اسکنرهای پیشرفته ، كار ذخیره و به روز كردن اطلاعات برای دسترسی آسان و سریع محققان به آرشیو و تهیة نسخة پشتیبان جهت ارائه خدمات انجام می پذیرد .  لازم به ذكر است كه در این قسمت بیش از 1200 عنوان لوح فشرده (DVD, CD و دیسكت) برنامه‌ها، اسناد و نسخ خطی نگهداری می‌شود.

 الف ـ 12ـ واحد آموزش امور بایگانی :

آموزش نیروهای بایگان در جهت ارتقاء سطح تخصصی آنها و برگزاری دوره‌های متعدد برای متصدیان امور دفتری و بایگانی ادارات مركز و نمایندگی‌های وزارت متبوع از فعالیت‌های این واحد می باشد .

         الف ـ 13- واحد حفاظت ، آسیب زدایی و مرمت

این واحد وظیفه بررسی مداوم وضعیت حفاظتی مخازن و بررسی وضعیت نگهداری اسناد بر اساس استانداردهای موجود را بر عهده دارد . اسناد آسیب دیده توسط این واحد شناسایی و با رعایت مقررات از اسناد مخازن جداسازی شده و برای مرمت به واحد مذکور منتقل می شوند .

 

ب ـ بخش تحقیق و پژوهش در اسناد

 بررسی موضوع كلان دستگاه سیاست خارجی كشور با تكیه بر اسناد تاریخی در قالب پژوهشهای موضوعی، انتشار اسناد و برگزاری نشستهای علمی و نمایشگاههای اسنادی از اهداف این بخش است. این بخش نیز در یک تقسیم بندی به هفت قسمت مجزا  تقسیم می‌شود که عبارتند از :

          ب ـ 1ـ واحد نمایه‌سازی اسناد قدیمه:

به منظور حفظ و نگهداری اسناد براساس استانداردهای موجود و ایجاد زمینه‌های مناسب برای بهره‌برداری بهتر پژوهشگران، این واحد از بهمن ماه 1378 شروع به كار كرده است. این بخش با بهره گیری از کارشناسان و پژوهشگران کار آزموده ، پروژه نمایه نویسی اسناد قدیمه را از قدیمی ترین اسناد ؛ سال 1124ه . ق ؛ آغاز نموده که اکنون در حال نمایه نویسی اسناد سال 1336 ه .ش  هستند.

          ب ـ 2ـ واحد مراجعات اسنادی:

این واحد مرجع اصلی پاسخگویی به كلیة مراجعین پژوهشگر می باشد . پژوهشگران با ارائه معرفی نامه و پس از طی مراحل اداری موجود ، مجوز  تردد به اداره را دریافت نموده و می توانند طبق ضوابط مرکز،از خدمات اسنادی بهره مند شوند . این واحد همه روزه پذیرای پژوهشگران عرصه تاریخ و علوم سیاسی و... از مراکز علمی داخلی و خارجی می باشد .

          ب ـ 3ـ واحد فصلنامة تاریخ روابط خارجی:

فصلنامة تاریخ روابط خارجی که دارای درجه علمی - ترویجی می باشد و تاكنون بیش از 41 شماره آن منتشر شده است به ارائه مقاله هایی با محوریت تاریخ روابط خارجی ایران با تکیه بر اسناد وزارت امور خارجه  می پردازد. آدرس اینترنتی فصلنامه عبارت است از :

www.hfr.ir

         ب - 4- بانک اطلاعات :

این قسمت وظیفه پیاده ساختن اطلاعات قسمت نمایه سازی اسناد به صورت داده های کامپیوتری بر روی شبکه رایانه ای را به عهده دارد. امید است که با راه اندازی برنامه نرم افزاری بانک اطلاعاتی جدید ، امکان دسترسی آنلاین همه پژوهشگران ایرانی و خارجی به اسناد تاریخی مجاز این مرکز فراهم شود.

        ب - 5- واحد همایشها و همکاریهای اسنادی و گنجینه :

از وظایف گوناگون این واحد می توان به تهیه مقدمات برگزاری همایشها و نمایشگاهها و همکاری با نمایندگی های وزارت امورخارجه  در نقاط مختلف جهان و مراکز علمی و دانشگاهها در زمینه برگزاری مشترک همایش و نمایشگاهها اشاره نمود. 

 

ب - 6 -  واحد تاریخ شفاهی :

 تاریخ شفاهی  یكی از شیوه های پژوهش در تاریخ است كه به شرح و شناسایی وقایع، رویدادها و حوادث تاریخی بر اساس دیدگاه ها، شنیده ها و عملكرد شاهدان، ناظران و فعالان آن ماجراها می پردازد. متون این تاریخ حتی در صورت مكتوب شدن، خصلتی گفتاری  دارد.

در فرآیند مصاحبه تاریخ شفاهی دو عامل مصاحبه كننده و راوی ارتباطی تنگاتنگ دارند . و گفتمان متقابل این دو عامل با به كار گیری شیوه های اصولی و استاندارد مصاحبه تاریخ شفاهی به آشكار شدن زوایای پنهان تاریخ و بازسازی دوباره آن منجر می شود. 

اداره آرشیو و پژوهش اسناد با استفاده از تجارب گذشته و بخصوص تجربه نانوشته‌های روسای نمایندگیها هم اکنون به سمت تقویت واحد مذکور حرکت می کند . مصاحبه با سفرای کشورهای بزرگ هم اکنون در دستور کار اداره قرار گرفته است  .

          ب ـ 7ـ واحد پیگیری امور پژوهشی :

این واحد وظیفه دارد ضمن بررسی مستمر موضوعات كلان در عرصة تاریخ سیاست خارجی ، نسبت به شناسایی نیازهای حوزة مذکور با استفاده از تجارب تاریخی و استخراج موارد كاربردی از اسناد ، اقدام نموده و پس از تعریف آنها در قالب پروژه‌های تحقیقاتی نسبت به اجرایی و عملیاتی شدن آنها اقدام كند. از جمله پژوهشهای منتشر شده طی چند سال اخیر می توان به كتب ذیل اشاره كرد:

 

- روزگاری شد ... ( جلد اول خاطرات دوران وزرات امور خارجه / دکتر ولایتی )

- فهرست اسناد مكمل قاجاریه (كتاب برگزیدة سال 1386)

-  فهرست نسخ خطی فارسی انستیتو ابوریحان بیرونی

-  فهرست نسخ خطی فارسی انستیتو کلکیدزه تفلیس ( ج 3 )

- نمایة فهرس المخطوطات الیمینیه

- دستورالملوک

- اسنادی از روابط ایران و ویتنام

-  اسنادی از روابط ایران و تركیه

-  اسنادی از روابط تركیه و عراق

-  اسنادی از روابط ایران و روسیه

- روابط ایران و تونس در گذر زمان

-  روابط نظامی ایران و فرانسه

-  روابط ایران و عربستان در دورة پهلوی

-  روابط فرهنگی و تاریخی ایران و دشت قبچاق (جلد اوّل)

-  گاهشمار روابط ایران و انگلیس

-  تاریخچة انرژی هسته‌ای در ایران و جهان

-  پروندة هسته‌ای ایران به روایت اسناد

-  آیینه قبادیان

-  نقش كارگزاریهای داخلی وزارت امور خارجه در روابط ایران و انگلیس

-  انقلاب مشروطیت در فارس

-  تحولات منطقة اردبیل

-  مكاتبات سلطان عبدالله قطب شاه

-  چهل سند فارسی از جمهوری آذربایجان

-  جنبش جدیدیه در تاتارستان

-  فهرس مكتبه الاحقاف

-  گاهشمار روابط ایران و آمریكا

 

2- کتابخانه تخصصی

3- مرکز چاپ و انتشارات